martes, 9 de octubre de 2012

Auditoria de Nomina


PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL CICLO DE NOMINA
El propósito de este papel de trabajo es documentar los procedimientos sustantivos de auditoría que debe ejecutar el auditor con el fin de obtener evidencia suficiente y adecuada que le permita concluir acerca de la integridad, existencia, exactitud, valuación, presentación, propiedad y revelación de las cuentas del ciclo.
Inicialmente, para cada ciclo indicaremos los objetivos de auditoría que cubriremos en cada programa. Posteriormente, las cuentas y revelaciones contables significativas relacionadas.  Esto abarca tanto las cuentas contables del balance como las del estado de resultados y las revelaciones que apliquen.  Seguidamente, determinaremos los procedimientos sustantivos (analíticos y de detalle) en los que se deben identificar cada una de las aseveraciones a probar.
En concordancia con nuestro enfoque de trabajo, el auditor deberá definir el alcance de los  procedimientos sustantivos teniendo en cuenta los resultados de las pruebas a los controles. Es decir, a mayor confianza en los controles, menor debe el alcance de los procedimientos sustantivos y a menor confianza o ausencia de procedimientos a los controles mayor debe ser el alcance de los procedimientos sustantivos. 
AUDITORIA EN EL PROCESAMIENTO DE NOMINAS

Es el examen de remuneraciones al personal contractuales y legales, que se conoce también como examen de nominas y se considera como parte de los procedimientos de auditoría   aplicables al examen de los costos y gastos de operación.

El concepto de nominas comprende muchos aspectos como lo son; sueldos, salarios, comisiones, indemnizaciones, vacaciones, prima vacacional, premios, etcétera.

Objetivo

Es establecer los procedimientos de auditoria aplicables al examen de remuneraciones al personal y señalar las medidas de control interno contables que deben de cumplirse en este rubro.

    a) Que las erogaciones por remuneraciones a los trabajadores o personal correspondan por servicios que efectivamente se presten en la empresa, de tal manera que estén debidamente clasificados y registrados.

      Estas remuneraciones al personal representan una partida importante dentro de los costos y gastos de operación, de tal manera que el auditor debe de tener la evidencia de que los trabajadores laboren o presten los servicios en la empresa.
Auditoria de recursos humanos
Eprograma de trabajo para el área de Recursos Humanos debe contener básicamente los siguientes puntos:
1. Aspectos Generales:
a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en este área.
b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables.
Descripción: http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/0dibujicos/bombilla2.GIFc) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y comentarios con el encargado del trabajo y con la Dirección de la entidad.

2. Aspectos Específicos: 
Descripción: http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/0dibujicos/libroabierto.GIFa) Selección de un determinado número de fichas o expedientes del personal, y comprobar su adecuada y completa documentación, mediante:
- Revisión de la inclusión de dichos trabajadores en el libro de matrícula.
- Revisión que todas las nóminas devengadas por el empleado están recogidas en el expediente.
- Verificación de las condiciones contractuales y vigencia de la relación laboral.

b) Selección de un determinado número de meses, de cada uno de los empleados seleccionados en el punto a) y comprobar la adecuada confección y contabilización del recibo salarial, mediante:
- Comprobar que el sueldo base está conforme a lo estipulado en el convenio colectivo aplicable.
- Comprobar que la remuneración y el recibo salarial esta conforme con las condiciones del contrato de trabajo, el cual debe estar vigente para el mes seleccionado, asi como:
- Las operaciones aritméticas en la nómina han sido correctamente calculadas.
Revisar que el porcentaje de la retención por IRPF aplicada por la empresa está de acuerdo a las condiciones familiares y personales del trabajador contempladas en la normativa fiscal vigente.
- El trabajador ha sido correctamente incluido en la relación nominal del mes en cuestión en el impreso del TC-2 de la Seguridad Social.
- En caso de para el trabajador se utlicen fichas de control tiempos verificar que las horas de mano de obra están de acuerdo al tiempo que se le remunerado en la nómina.
- En el caso de que existan anticipos verificar la adecuada contabilización y su deducción en el recibo salarial del mes siguiente.
- Si la relación de la empresa y el trabajador es externa, verificar el correcto documento soporte de los trabajos realizados por el profesional externo (Factura), la retención aplicada, y la contabilización en cuentas del subgrupo 607 o 623.
- Comprobar la adecuada contabilización del importe de la deuda contraída por la empresa en concepto de vacaciones y pagas extra, teniendo en cuenta el principio de devengo, reflejando el gasto por sueldos y salarios correspondiente.
- En el caso de un trabajador en el que coincida que el en ese ha causado baja, revisar el correcto cálculo, soporte y contabilización de la liquidación (finiquito).
Descripción: http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/0dibujicos/dinerobilletes.GIF- Verificar que por un lado, la nómina ha sido pagada al trabajador, y por otro, que se ha ingresado en la Seguridad Social, el importe de la Seguridad Social a cargo de la empresa más la cifra a cargo del trabajador (en el mes siguiente).


c) Verificar que el importe registrado como gasto por Seguridad Social a cargo de la empresa es razonable.

d) Obtención de un resumen-listado acumulado anual de nóminas por trabajador y mes, y comprobar que los totales anotados coinciden con los importes contabilizados.


3. Información a incluir en la Memoria.
a) Revisión de toda aquella información que se va a desglosar en la memoria referente a los gastos de personas, sistemas de aportación a planes de pensiones, asi como de remuneración a los miembros del consejo de administración.
4. Conclusiones y Revisión:
Descripción: http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/0dibujicos/charlatan.GIFa) Redactar un breve memorándum general sobre el trabajo realizado y los principales problemas detectados; concluyendo sobre el trabajo realizado.
b) Revisar el trabajo por la persona última responsable del mismo y cerrar todos los puntos de revisión existentes, incluyendo un resumen de los puntos de control interno observados para discutir con los responsables de la compañía a efectos de inclusión en el informe de control interno.
Salario integral
El Salario integral es aquel salario en el que se considera que ya esta incluido dentro del valor total del salario, además del trabajo ordinario, las prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario, dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y en general, las que se incluyan en dicha estipulación.
Dentro del salario integral, no se considera incluidas ni remuneradas las vacaciones, por lo que un empleado, aun con la figura de salario integral, tiene todo el derecho de disfrutar sus vacaciones plenamente según lo estipulado por el código sustantivo del trabajo.
Igualmente, el Salario integral no esta exento de los aportes a seguridad social y losAportes parafiscales, lo cuales se deben aportar según establece la norma.
Ahora, para que se pueda considerar un salario integral, este no puede ser inferior a 10 salarios mínimos legales [5.667.000 para el 2012], mas un 30% considerado factor prestacional [1,700,100 para el 2012], es decir, que un salario para que sea considerado legalmente como salario integral, debe ser de por lo menos 13 salarios mínimos legales, que para el 2011, equivale a $7.367.100. [Salario mínimo 2012 $566.700]
Como el salario integral debe aportar igualmente parafiscales y sobre Seguridad social, la base para estos, es el 70% del salario integral, entendiéndose este como el 100% mas el 30% de factor prestacional, por lo que este se dividirá por 1.3 para determinar la base sobre la cual se aportaran los pagos parafiscales y a seguridad social.
Para ser mas precisos, a continuación se transcribe el concepto del Consejo de estado sobre los aportes sobre los salarios considerados integrales:
“El Salario integral no puede ser inferior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, más el factor prestacional, que no puede ser inferior al 30% de dicha cuantía. En consecuencia el salario integral corresponde al 100% de sueldos, más el 30% de factor prestacional de la empresa, lo que arroja un porcentaje de 130%. Esto implica que el porcentaje del factor prestacional pactado no se entiende incorporado en el salario integral igualmente acordado. Así las cosas la proposición matemática que toma el total del salario integral reportado por la empresa como una unidad y lo divide por el 1.3 (100% factor salarial + 30% factor prestacional), permite establecer la base salarial mínima de la cual se partió para llegar al salario integral pactado, o lo que es lo mismo, a la base para liquidar los aportes, ya que el 30% que la norma ordena deducir de los aportes equivale al factor prestacional .Se tiene entonces que si en el ejemplo propuesto por el SENA que cita el recurrente, el salario integral reportado para 1994 es de $1.383.100, aplicando la proposición matemática a que se ha hecho referencia, este se divide en 1.3. se obtiene la base salarial mínima de la cual se partió para llegar al salario integral pactado, o sea $987.000, sobre el cual se aplica el aporte el 2%, resultando por concepto del mismo un valor de $19.740”.
Es de tener en cuenta que el hecho de existir la figura de salario integral, no afecta en lo absoluto la condición del empleado como tal, es decir, que el vinculo laboral se sigue presentando, con todo las obligaciones y deberes establecidos por el código sustantivo del trabajo.
Frente a las obligaciones tributarias de los empleados que gozan de la figura del salario integral, el factor prestacional (El 30%) No esta exento de impuestos y por consiguiente esta sometido a Retención en la fuente, además de los beneficios que le confiere la ley tributaria a los ingresos laborales.
Recordemos que para el efecto de retención en la fuente son aplicables dos procedimientos diferentes y que para determinar la base sobre la cual se le aplicara la tarifa de retención, se le deben, y pueden aplicar varios conceptos que permiten, precisamente disminuir esa base impositiva sobre los ingresos laborales

Aportes parafiscales en el salario integral
En el salario integral, los aportes parafiscales se realizarán sobre el 70% de  la totalidad del salario.
Recordemos que el salario integral está conformado por un factor remuneratorio y un factor prestacional, lo que haría suponer que los aportes parafiscales se harían sobre el factor prestacional; sin embargo, la ley ha establecido que la base para los aportes parafiscales se realizará sobre el 70% del salario integralbase que en nuestra opinión, difiere del factor prestacional real, lo que en este caso no es relevante.
Pero como las cosas hay que hacerlas conforme a la ley, veamos lo que dice esta:
Base para el cálculo de los aportes parafiscales. Interprétese con autoridad el artículo 18 de la Ley 50 de 1990 y se entiende que la base para efectuar los aportes parafiscales es el setenta por ciento (70%).
Lo anterior por cuanto la expresión actual de la norma "disminuido en un 30" ha dado lugar a numerosos procesos, pues no se sabe si debe ser multiplicado por 0.7 o dividido por 1.3. [Artículo 49 de la ley 789 de 2002]
Así las cosas, los aportes parafiscales se realizarán sobre el 70% de la totalidad del salario integral.
En este orden de ideas, en un salario integral de $10.000.000, la base sobre la que se deben aportar parafiscales es de $7.000.000 [10.000.000x70%].
Nota: Documento actualizado para aplicar los criterios expuestos por varios usuarios que consideramos eran correctos.
 Vacaciones en salario integral
Las vacaciones en el salario integral tienen un tratamiento diferente respecto al valor de la remuneración más no al número de días de vacaciones.
Recordemos que el salario integral está conformado por un factor remuneratorio del 70% y un factor prestacional del 30%.
Por regla general, todos los conceptos de nómina se calculan única y exclusivamente sobre los pagos que tienen como objeto remunerar el trabajo, de suerte que el factor prestacional no hace parte de la base para los aportes a seguridad social y parafiscales, y obviamente que tampoco para el cálculo de prestaciones sociales.
En el caso de salario integral, los aportes a seguridad social y los aportes parafiscales, se realizan sobre el factor remuneratorio, de suerte que hay que “deflactar” el valor total del salario integral para hallar la base (Consulte: Aportes a seguridad social en el salario integral)
Las vacaciones, en cambio, por expresa disposición legal, se remuneran sobre la totalidad del salario integral, esto es, incluyendo el factor prestacional.
El decreto 1174 de 1991, en su artículo 01 expuso:
Salario integral. El salario integral a que se refiere el numeral segundo del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 18 de la Ley 50 de 1990, será una sola suma convenida libremente y por escrito entre el trabajador y el empleador, suma que será la base para las cotizaciones del Instituto de Seguros Sociales, la liquidación de las indemnizaciones a que se refiere el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo y la remuneración por vacaciones.
Queda claro entonces que tratándose de las vacaciones, la remuneración será igual a la totalidad del salario, incluido el factor prestacional.
Horas extras y recargos nocturnos, dominicales y festivos
La jornada laboral es de 8 horas diarias o menos si así lo han pactado las partes (Consulte: Jornada laboral ordinaria), y por regla general las  8 horas se deben trabajar durante el día, así que si se trabaja más de las 8 horas al día, o se trabaja de noche o un festivo o domingo, se debe pagar un recargo por ello.
Hora extra es aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias o a la jornada pactada entre la partes. Si en un día se trabajan 10 horas, y se ha pactado la jornada máxima legal, entonces tendremos 2 horas extras, que son la que han superado el límite de las 8 diarias. Si la jornada pactada es de medio tiempo, es decir 4 horas diarias y se trabajan 6 horas, se tienen dos horas extra. Consulte: Horas extras en jornadas de medio tiempo.
Hora extra diurna
La hora extra diurna es la que se labora entre las 6 de la mañana y las 10 de la noche y tiene un recargo del 25% sobre el valor ordinario. Por ejemplo, si la hora ordinaria cuesta $5.000 la hora extra diurna costará $6.250 (5.000x1.25). Consulte: Hora extra diurna.
Hora extra nocturna 
Si la hora extra es nocturna, es decir entre la 10 de la noche y las 6 de la mañana,  el recargo será del 75% sobre la hora ordinaria. Ejemplo: si la hora ordinaria cuesta $5.000 la hora extra nocturna costará $8.750 (5.000x1.75)
Recargo nocturno 
Hace referencia al recargo que se debe pagar sobre la hora ordinaria, por el hecho de laborar en horas nocturnas. El recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria según lo estipula el numeral 1 del artículo 168 del código sustantivo del trabajo.
El recargo nocturno se paga después de las 10 de la noche hasta las 6 de la mañana, y corresponde al solo hecho de trabajar de noche, puesto que la jornada ordinaria se puede trabajar o bien de día o bien de noche, pero en este último caso se debe pagar un recargo del 35%. Consulte: Recargo nocturno.
Recargo dominical o festivo
Si un trabajador debe laborar un domingo o un festivo, debe reconocérsele un recargo del 75% sobre la hora ordinaria, por el sólo hecho de trabajar en esos días. Así lo dispone el artículo 171 del código sustantivo del trabajo.
Hasta aquí se han expuesto los casos individuales, pero se puede dar una serie de combinaciones entre los diferentes conceptos.
Hora extra diurna dominical o festiva 
Se puede dar también el caso de trabajar una hora extra diurna dominical o festiva, caso en el cual el recargo será del 100% que corresponde al recargo del 75% por ser dominical mas el recargo del 25% por ser extra diurna (75% + 25% = 100%).
Hora extra nocturna dominical o festiva 
Si el trabajador labora una hora extra nocturna en un domingo o un festivo, el recargo es del 150%, que está compuesto por el recargo dominical o festivo que es del 75% más el recargo por ser hora extra nocturna que es del 75%, suma que da un 150%.
Hora dominical o festiva nocturna 
Si el trabajador, además de laborar un domingo o un festivo, labora en las noches, es decir, después de las 10 de la noche, el recargo es del 110%, el cual está compuesto por el recargo dominical del 75% mas el recargo nocturno que es del 35%, sumatoria que da el 110%.
Un pequeño ejemplo 
Un empleado con un sueldo de $1.200.000, labora desde el domingo a las 7 de la noche hasta el lunes a las 7 de la mañana.
En primer lugar debemos determinar cuantas horas de cada clase ha laborado.
De 7 de la noche a las 10 de la noche son 3 horas dominicales diurnas
De las 10 de la noche hasta las 12 de la noche son 2 horas dominicales nocturnas
De las 12 de la noche a las 3 de la mañana son 3 horas nocturnas (ya es lunes)
(Ya hemos completado las 8 diarias, así que en adelante serán extras)
De las tres de la mañana a las 6 de la mañana del lunes, son 3 horas extra nocturnas
De las 6 de la mañana a las 7 de la mañana del lunes, hay una hora extra diurna.
Entonces
3 horas con recargo de 75%
2 horas con recargo del 110%
3 horas con recargo del 35%
3 horas con recargo del 75%
1 hora con el recargo del 25%
Total 12 horas
Procedemos ahora a determinar el valor de la hora ordinaria, que es la que se toma como base para calcular los recargos.
Para esto se divide el sueldo en el número de horas que se trabajan en un mes. El mes está conformado por 30 días, y al día se deben trabajar 8 horas, así que el mes tiene 240 horas (30 * 80).
1.200.000/240 = 5.000
La hora ordinaria tiene un valor de 5.000 pesos para este ejemplo.
Procedemos luego a liquidar las horas trabajadas
(5.000 * 3) * 1.75 =  26.250
(5.000 * 2) * 2.1 = 21.000
(5.000 * 3) * 1.35 = 20.250
(5.000 * 3) * 1.75 = 26.250
(5.000 * 1) * 1.25 = 6.250
Debe tenerse claro que el día va desde las 6 de la mañana hasta las 10 de la noche, por tanto la noche va desde las 10 de la noche hasta las 6 de la mañana.
El dominical inicia a partir de las 12 de la noche del sábado y termina a las 12 de la noche del domingo, puesto que después de las 12 ya es lunes.

Nómina
Valores vigentes para el 2012
Salario mínimo $566.700
Auxilio de transporte $67.800
Salario mínimo integral $7.367.100 ($ 5.667.000 salario y $ 1.700.100 factor prestacional)
Aportes  parafiscales:
Sena 2%
ICBF 3%
Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales
Cesantías 8.33%
Prima de servicios 8.33%
Vacaciones 4.17%
Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
Seguridad social
Salud
  • Empresa 8.5%.
  • Empleado 4%
Pensión:
  • Empresa 12%
  • Empleado 4%
Hora trabajo nocturno: Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m: Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m:Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo: Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festiva: Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo: Hora ordinaria x 2.50
CONTRATO DE TRABAJO
Contrato de trabajo a término fijo
El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.
PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea. (ARTICULO 46 CST)
Contrato de trabajo a término indefinido
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.
2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST)
JORNADA DE TRABAJO
Trabajo ordinario y nocturno
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST
SALARIO
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una quinta parte.
Pagos que constituyen salario (Que son factor salarial)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST).
Pagos que no constituyen salario (Que no son factor salarial)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST) Consulte: Importante recordar que los pagos no constitutivos de salario no pueden superar el 40%.
Explicación
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + c omisiones + viáticos.
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la persona.
*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el S.M.L.V; su objetivo es que le trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
Horas extras
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.
Ejemplo. Se tiene:
-Sueldo básico $480.000
-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.
Entonces:
480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.
Luego:
2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.
Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:
2.500*30=75.000 valor total de horas extras.
En resumen seria:
480.000*30*1.25/240=75.000
-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal.
Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria:
480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras nocturnas.
Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de
10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:
Se tiene:
- sueldo básico: 480.000
- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m
- En el mes hay 4 dominicales.
Dominicales y festivos
Se pagan con un 75% (1.75) adicional al valor de un día normal de trabajo.
Deducciones.
Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones.
Aportes parafiscales: 
No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.
1. Cajas de Compensación Familiar
2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Seguridad social: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Régimen Pensional
b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.
El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 12%
Trabajador: 4% sobre su salario.
Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones.
-Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad.
El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 8.5%
Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.
Aportes parafiscales
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica.
El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.
El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado).
Apropiaciones
En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos.
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360.
El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario * numero de días trabajados /720
El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
Salario* numero de días trabajados /360.
Nota: El auxilio de transporte sólamente se incluye para el cálculo de la prima de servicios y  el auxilio de cesantías; para los demás conceptos no se tiene en cuenta, es decir que se resta.
Auxilio de transporte
Es auxilio de transporte es una figura creada por la ley 15 de 1959, y reglamentado por el decreto 1258 de 1959, con el objetivo de subsidiar el costo de movilización de los empleados desde su casa al lugar de trabajo, el cual para el 2012 es de $67.800.
El auxilio de transporte no hace parte del salario, puesto que no constituye ingresos para el empleado, el auxilio tiene por objeto facilitar al empleado llegar al sitio de labor pero no constituye una remuneración por su trabajo. Siendo así las cosas, el auxilio de transporte no se incluye como base para el cálculo de los aportes parafiscales ni de seguridad social. Por reglar general se entendería que al no ser factor salarial, no se tiene en cuanta como salario para ningún efecto legal, pero por expresa deposición legal, el auxilio de transporte se debe tener en cuenta a la hora de calcular las prestaciones sociales, esto según el artículo 7º de la ley 1ª de 1.963 que expone: se considera “incorporado al salario para todos los efectos de liquidación de prestaciones sociales”.
Desde el punto de vista tributario, es un ingreso constitutivo de renta, razón por la cual entra a ser parte de la base para efectos de la retención en la fuente, cosa que tiene poco sentido si se tiene en cuenta que la retención en la fuente solo opera para salarios altos, y el auxilio de transporte solo se pagara en el evento de que el empleado perciba un ingreso igual o menor a dos salarios mínimos legales mensuales, por lo que nunca se presentara el caso en que se tenga que aplicar retención en al fuente sobre dicho pago.
Anualmente el estado, mediante decreto fija el monto de tal auxilio el cual en términos generales dice que se le pagara a todo empleado que tenga un sueldo de hasta dos salarios mínimos, pero si examinamos detenidamente el decreto reglamentario, el cual aun esta vigente, se puede determinar que en e caso de que el empleado viva a menos de 1 kilómetro del sitio de trabajo no tiene derecho al auxilio de transporte, igualmente en el evento en que la empresa misma preste el servicio de transporte a sus empleados.
Cabe anotar por obvias razones, que el auxilio de transporte no se incluye para el calculo de las vacaciones, y como ya se hizo mención tampoco para los aportes parafiscales ni para seguridad social, pero si para las prestaciones sociales.
A continuación se transcribe lo pertinente del decreto reglamentario del auxilio de transporte.
DECRETO 1258 DE 1959
(abril 30)
Diario Oficial No. 29.954, del 21 de mayo de 1959
Por la cual se reglamenta la ley 15 de 1959 sobre “Intervención del Estado en el Transporte” y “Creación del Fondo de Subsidio de Transporte”
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
DECRETA:
(….)
CAPITULO II.
AUXILIO DE TRANSPORTE
ARTICULO 2o. El auxilio de transporte de que trata la Ley 15 regirá, en beneficio de todo trabajador dependiente, cuya remuneración mensual no sea superior a mil quinientos pesos ($1.500.00) y que resida o trabaje en los siguientes municipios: Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Manizales, Bucaramanga, Ibagué, Cucuta, Pasto, Santa Marta, Neiva, Popayán, Pereira, Palmira, Armenia y Tulua.
ARTICULO 3o. El auxilio de transporte se pagará en todo caso de acuerdo con la tarifa regular más baja que rija para los vehículos colectivos del servicio público urbano en la ciudad donde el trabajador resida o preste sus servicios.
ARTICULO 4o. Exclusivamente tendrán derecho a este auxilio los trabajadores que residan a una distancia de mil (1000) metros o más del lugar del trabajo.
ARTICULO 5o. El auxilio de transporte se pagará únicamente en los días en que el trabajador preste sus servicios al respectivo patrono, y cubrirá el número de viajes que tuviere que hacer para ir al lugar de trabajo y retirarse de él, según el horario de trabajo.
Pero si el trabajador, para trasladarse al lugar del trabajo o de éste a su residencia, necesitare dos o más vehículos, el patrono solo estará obligado a pagar el valor del pasaje de uno de ellos, y según la tarifa indicada en el artículo 3o de este Decreto.
ARTICULO 6o. Si el patrono prestare servicio de comedores y el trabajador tomase allí su alimentación, no tendrá derecho al auxilio en el intervalo que divide la jornada de trabajo.
ARTICULO 7o. El pago del auxilio de transporte se rige por los periodos regulares de los salarios y se le hará directamente al trabajador.
ARTICULO 8o. Para los efectos del artículo 2 de la Ley que se reglamenta, el salario cuando sea variable, se determinará por el promedio de lo devengado en él mes inmediatamente anterior, o en todo el tiempo de sus servicios, si éstos no alcanzaren a un mes.
ARTICULO 9o. En caso de coexistencia de contratos de trabajo, para efectos de establecer las obligaciones de cada patrono, se tendrá en cuenta la necesidad de movilización que para el trabajador implique el contrato laboral respectivo.
Sin embargo, para efectos de la limitación del derecho al auxilio, por razón de la remuneración, se acumularán las correspondientes a los distintos contratos de trabajo.
ARTICULO 10. Los patronos que presten gratuitamente el servicio de transporte a sus trabajadores, ya en forma directa o mediante contratos celebrados con empresas de esta actividad, podrán señalar rutas y horas para recogerlos.
Los trabajadores deberán someterse a tal reglamentación, pero continuarán teniendo derecho al auxilio aquellos cuya residencia diste más de mil (1.000) metros del punto más cercano de la ruta.
ARTICULO 11. El auxilio de transporte para los trabajadores oficiales quedará sometido a las disposiciones del presente Decreto.
ARTICULO 12. La vigilancia del cumplimiento de las normas sobre auxilio patronal de transporte corresponde a las autoridades administrativas del trabajo.
CAPITULO III.
(….)
ARTICULO 41. Este Decreto regirá a partir de la fecha de su expedición, y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, a 30 de abril de 1959.
ALBERTO LLERAS.
El Ministro de Fomento,
RODRIGO LLORENTE MARTINEZ.
El Ministro de Trabajo,
OTTO MORALES BENITEZ.
El Ministro de Minas y Petróleos,
ALFREDO ARAUJO GRAU.
Cuando no hay que pagar el auxilio de transporte
Concepto: 3727
Ref: Rdo. No75248 -Auxilio de transporte
Damos respuesta a su petición, radicada con el número de la referencia, de formular este Ministerio consulta a la Sala Civil del Consejo de Estado, sobre el artículo 2° de la Ley 15 de 1959, reglamentado por el artículo 5 del Decreto No 1258 del mismo año, en los siguientes términos:
El artículo 2° de la Ley 15 de 1959, señala:
” Establécese el cargo de los patronos en los municipios donde las condiciones del transporte así lo requieran, ajuicio del gobierno, el pago del transporte desde el sector de su residencia hasta el sitio de su trabajo para todos y cada uno de los trabajadores cuya remuneración no exceda de (…), El gobierno podré decretar en relación con este auxilio tas exoneraciones totales o parciales que considere convenientes, así como también podrá graduar su pago por escala de salarios, o número de trabajadores, o monto del patrimonio del respectivo taller, negocio o empresa.
La anterior disposición por razón del cambio de las circunstancias que se han dado en el País, desde la fecha de su expedición, ha sido sujeta de varias derogatorias algunas expresas y otras tácitas como la que limitaba su aplicación a determinados municipios , y la del caso del pago únicamente por los días trabajados.
Es así que el Consejo de Estado, en Sentencia de noviembre 25 de 1983, se pronunció sobre el lema que nos ocupa en los siguientes términos:
“En efecto, el derecho en mención (D. 25, enero 9/63), igualmente reglamentario de la Ley 15 de 1959, cambió el valor variable del auxilio de transporte por una suma determinada, la cual se ordenó entregar directamente a los trabajadores oficiales y particulares, sin tener en cuenta los criterios de distancia, pues se eliminó lo relativo a los mil metros, lo del número de pasajes a pagar y lo referente a la tarifa que debía de tenerse en cuenta para tales efectos”.
Es en razón de lo expuesto que el artículo 5° del Decreto 1258 de 1959, que señalaba que el auxilio de transporte se pagará únicamente en los días en que el trabajador preste sus servicios , pierde su vigencia con la expedición de normas posteriores que dispusieron su pago en sumas fijas mensuales, lo cual descarta los descuentos por concepto de los días de descanso obligatorio; luego prima el mandatode las últimas disposiciones que fijan periódicamente ese valor.
También es claro para el despacho, que durante los eventos de suspensión delcontrato de trabajo que menciona el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 4° de la Ley 50 de 1990, el tiempo de incapacidad y el lapso de las vacaciones no hay lugar al pago del mencionado auxilio.
así mismo le manifestamos que cuando el empleador presea en forma gratuita el servicio de transporte a sus trabajadores, no está obligado a remunerar el auxilio que nos ocupa.( Art. 4′ Ley 15/59).
En efecto, el Decreto No 4361 de diciembre 22 de 2004, que fijo el valor del auxilio de transporte para el presente año señala:
“Artículo 1”.- Fijar, e partir del primero (1º) de enero del ano dos mil cinco (2005), el auxilio de transporte a cargo de los empleadores, a que tienen derecho los servidores públicos y los trabajadores particulares que devenguen hasta (dos) veces el Salario Mínimo Legal Vigente, en la suma de CUARENTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS PESOS (44.500,00 )[Hoy 47.700, decreto 4726 de 2005] Moneda Comente, mensuales: el cual se pagará en todos los lugares del país donde se preste el servicio público de transporte”.
Con base en las disposiciones y fallos transcritos está oficina, ratifica el concepto de que el auxilio de transporte debe de cancelársele a los trabajadores que tienen los requisitos que consagra el preinserto Decreto No. 4361, lo que conlleva a que no haya descuentos de su valor por los días de descanso obligatorio, salvo el tiempo de las vacaciones y los eventos ya mencionados.
Finalmente le manifestamos, que por considerar que no existe vació ó controversia sobre la norma que se solicita formular consulta ante la Silla Civil del Consejo de estado, está oficina se abstiene de atender su pedimento.
El presente concepto se da en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ALBA VALDERRAMA DE PEÑA
Jefe Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo
Auxilio de transporte cuando el trabajador devenga un salario variable
Nos han consultado nuestros lectores sobre el pago del auxilio de transporte cuando el salario devengado por el trabajador es variable.
Sea lo primero aclarar que el salario es variable cuando su monto cambia en cada periodo de pago, y esa variación obedece al pago de comisiones u otra figura remunerativa en función del desempeño o rendimiento del trabajador.
Bien. Cuando el salario varía como consecuencia de pago de comisiones o primas de rendimiento o productividad, significa que cada mes se debe determinar si el empleado tienen o no derecho al auxilio de transporte.
Recordemos que un trabajador tiene derecho al auxilio de transporte cuando su salario no excede de dos salarios mínimos mensuales, de manera tal que si en un mes el trabajador devenga más de dos salarios mínimos por cuenta de comisiones o similares, no hay lugar al pago del auxilio de transporte.
Es importante anotar que cuando un salario varía  debido a horas extras, recargos nocturnos, dominicales o festivos, no estamos hablando de un salario variable en cuanto al auxilio de transporte, puesto que el salario mínimo se fijó para la  jornada laboral máxima legal, y al auxilio de transporte se accede para un salario que remunera la jornada laboral máxima legal, de suerte que si en un mes un trabajador supera los dos salarios mínimos por cuenta de horas extras o recargos, sigue teniendo derecho al auxilio de transporte.
Cuándo se tiene derecho al auxilio de transporte 
Es una de las consultas reiterativas de nuestros lectores, razón por la cual puntualizaremos sobre los requisitos que se deben cumplir para tener derecho a este beneficio.
El principal requisito que se debe cumplir para tener derecho al auxilio de transporte es el monto del salario devengado. Se tiene derecho al auxilio de transporte cuando el salario mensual es de dos salarios mínimos mensuales o menos, o dicho de otra forma, se tiene derecho al auxilio de transporte cuando el trabajador devenga hasta dos salarios mínimos mensuales.
Otro aspecto importante para determinar el derecho al auxilio de transporte,  tiene que ver con la remuneración del trabajo extra o suplementario, debido a que si el trabajador supera los dos salarios mínimos por cuenta de estos conceptos, no por ello pierde el derecho al auxilio de transporte, ya que este aplica para la remuneración correspondiente a la jornada laboral ordinaria, es ésta y su remuneración la que se toma como referencia para determinar la obligación o no de pagar el auxilio de transporte.
Igualmente, cuando el trabajador no debe incurrir en ningún gasto para transportarse entre su casa y la empresa, ya sea porque vive cerca de la empresa o porque la empresa le suministra el transporte, no tiene derecho a él, por la sencilla razón que en tal situación el objetivo del auxilio de transporte no se cumple, objetivo que no es otro que el reconocimiento que el empleador hacer al trabajador por los gatos de transporte en que este incurre. Si no hay gasto no hay “reembolso”. Simple y sencillo
Cuando se tiene derecho al auxilio de transporte?

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