SUCURSALES Y AGENCIAS DE SOCIEDADES NACIONALES
El código de comercio define a las sucursales agencias como establecimientos de
comercio abiertos por una sociedad para el desarrollo de todos sus negocios que
pueden localizarse para funcionar dentro y fuera del domicilio de la casa principal,
en donde las primeras difieren de las segundas fundamentalmente en que el
administrador tiene facultades para representarla legalmente y actúa a nombre de
la sociedad representándola u obligándola.
Si no se indican las facultades expresas del administrador en los estatutos, poder,
documento privado, acta o contrato de preposición antes de registrarse ante
Cámara de Comercio, se entiende que tienen las facultades del representante
legal de la casa principal.
La decisión de apertura de la sucursal o agencia debe provenir de la persona
facultada estatutariamente para ello ya sea el representante legal, junta de socios,
asamblea de accionistas, o junta directiva y por ende deberá allegarse el
documento donde conste tal determinación o la copia del acta correspondiente
autenticada.
Adicionalmente a este documento, el articulo 111 del C de Co dispuso que si se
abren sucursales o se fijan otros domicilios, la copia de la escritura de constitución
deber ser registrada también en las Cámaras de Comercio que correspondan a los
lugares de dichas sucursales, si no pertenecen a la misma jurisdicción de la casa
principal. A su vez al Art. 160 ordena que las escrituras públicas en que consten
las reformas del contrato social se registraran también en las Cámaras de
Comercio correspondiente a los lugares donde la sociedad establezca sucursales.
Pasos para la apertura de agencia:
1. Copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano
competente que conforme a los estatutos ordeno la apertura de la agencia
2. Formularios de Registro Único Empresarial (RUE)
3. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio de la casa principal.
4. Copia autentica del documento que contiene el nombramiento del
administrador con sus facultades.
5. Impuesto de registro por la apertura y el nombramiento (si lo hubiere)
Pasos para la apertura de sucursal:
1. Copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano
competente que conforme a los estatutos ordeno la apertura de la sucursal.
2. Formularios de Registro Único Empresarial (RUE)
3. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio de la casa principal.
4. Copia autentica de las escrituras de constitución.
5. Copia autentica de las escrituras de reformas al contrato social.
6. Copia autentica del documento que contiene el nombramiento del
administrador con sus facultades, si no consta en acta anterior donde
aprobaron la apertura de la sucursal.
7. Impuesto de registro por la apertura y el nombramiento (si lo hubiere)
La matrícula se debe renovar cada año entre los meses de enero a marzo,
diligenciando el formulario correspondiente y cancelando los derechos de ley. La
información financiera en la renovación debe corresponder al balance con corte a
31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Cualquier modificación que afecte el contenido de la renovación y se realice por
fuera de la misma, Se debe solicitar mediante escrito firmado por el representante
legal de la sociedad o apoderado de la sucursal o agencia con la respectiva
diligencia de presentación personal.
Requerimientos para cancelar la matrícula de agencia o sucursal:
Autorizado el cierre por el órgano competente, se debe solicitar su cancelación
presentando el respectivo documento, de conformidad con lo indicado para el
documento de apertura. Adicionalmente se debe cancelar los derechos de
inscripción del documento y el impuesto de registro ante Cámara de Comercio.
Importancia de la matrícula de la sucursal
Permite cumplir con los deberes de los comerciantes evitando la eventual
imposición de multas; acredita la existencia de la sucursal y los nombramientos de
los administradores; es una fuente de información comercial a la cual puede acudir
quien desee conocer datos de la sucursal; evita que se efectúe otra matricula con
el mismo nombre; facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes;
ingresa a la base de datos de la Cámara; permite la celebración de negocios con
cualquier sector.
SUCURSALES DE SOCIEDAD EXTRANJERA
Sociedad extranjera: Son sociedades con domicilio principal en el exterior,
constituidas conforme a la ley de otro país.
Sucursal de sociedad extranjera: Es un establecimiento de comercio abierto en
Colombia por una sociedad domiciliada en el exterior, para desarrollar negocios
permanentes, cuyo administrador tiene facultades para representarla legalmente.
Todas las sucursales de sociedades estarán sometidas a la vigilancia del Estado.
La solicitud de matrícula y registro de los documentos, debe efectuarse en la
Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a
desarrollar su actividad.
Requisitos para el registro:
1. Antes de asignar razón social, verifique que el nombre de la sucursal no
este registrado en la Cámara de Comercio. (Control de Homonimia)
2. Diligencie el formulario respectivo para la matrícula de una sociedad.
3. Diligencie el formulario adicional de registro para fines tributarios (DIAN).
4. Presente el formulario firmado por el apoderado de la sucursal o
representante legal de la sociedad extranjera.
5. Remitir, junto con el formulario, copia autentica de la escritura protocolizada
en una notaría del domicilio de la sucursal, en la que se haya protocolizado:
Copia auténtica del documento de fundación.
Copia auténtica de los estatutos.
Copia auténtica del documento que acredita la existencia de la sociedad y
la personería de sus representantes.
Copia auténtica del documento proferido por el órgano competente de la
sociedad, en el que se determina la apertura de una sucursal en Colombia,
el que debe contener:
a. Los negocios que se propone desarrollar.
b. El monto del capital asignado a la sucursal.
c. El lugar escogido como domicilio.
d. El plazo de duración de los negocios en el país y causales de
terminación de los mismos.
e. La designación de un mandatario general y sus suplentes, quien será
el representante legal en todos los negocios y actos de la sociedad.
Registro de reforma al documento de apertura o a los estatutos: Para efectos
del registro, la copia del documento de modificación al acto de apertura o reforma
a los estatutos, se debe protocolizar en una notaría correspondiente al domicilio de
la sucursal en Colombia.
Inscripción de nombramientos del representante legal, apoderado y revisor
fiscal Se debe enviar, copia auténtica del documento autenticado ante el Cónsul
correspondiente y ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, en el que conste el
nombramiento o poder, junto con las cartas de aceptación de los designados.
Renovación la matrícula de la sucursal
La matrícula se debe renovar cada año entre los meses de enero a marzo,
diligenciando el formulario correspondiente y cancelando los derechos de ley. La
información financiera en la renovación debe corresponder al balance con corte a
31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Cualquier modificación que afecte el contenido de la renovación y se realice por
fuera de la misma, Se debe solicitar mediante escrito firmado por el representante
legal de la sociedad o apoderado de la sucursal con la respectiva diligencia de
presentación personal.
Recomendaciones
Si desea que se certifique la equivalencia en moneda nacional del capital
asignado, allegue comunicación del revisor fiscal informando el valor
correspondiente.
Anexar las cartas de aceptación de los cargos, con indicación del número del
documento de los elegidos.
Si los documentos están en otro idioma deben estar traducidos al idioma
español por un intérprete debidamente autorizado por el Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Los documentos otorgados en el Exterior, deben autenticarse ante el Cónsul
Colombiano en el país correspondiente y ante el Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Es necesario que en los documentos otorgados en el exterior, el Cónsul haga
constar que la sociedad extranjera existe y ejerce su objeto social de acuerdo
con las leyes del respectivo país.
Debe registrar en la Cámara de comercio los libros mayores de contabilidad y
llevar contabilidad.
Importancia de la matrícula de la sucursal
Permite cumplir con los deberes de los comerciantes evitando la eventual
imposición de multas; acredita la existencia de la sucursal y los nombramientos de
los administradores; es una fuente de información comercial a la cual puede acudir
quien desee conocer datos de la sucursal; evita que se efectúe otra matricula con
el mismo nombre; facilita el proceso de inscripción en el registro de proponentes;
ingresa a la base de datos de la Cámara; permite la celebración de negocios con
cualquier sector.
MODELO DE APERURA DE AGENCIA
NOMBRE DE LA ENTIDAD ____________
ASAMBLEA _______ (ORDINARIA – EXTRAORDINARIA)
NIT. _______
ACTA No. ____
En ________________, siendo las _______ del día _____ del mes de ______ del año _______, se
reunió (EJPLO: la JUNTA DE SOCIOS, ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, ENTRE OTROS,
SEGÚN EL CASO) de acuerdo a la convocatoria realizada por el EJPLO: GERENTE, mediante
EJPLO: CITACIÓN ESCRITA con una antelación de EJPLO: 8 días; conforme a las normas y
estatutos, con el objeto de desarrollar el siguiente orden del día:
1. Llamado a Lista y verificación del Quórum
2. Elección de presidente y secretario de la reunión
3. Apertura de Agencia
4. Nombramiento Administrador
5. Aprobación del acta
Puesto a discusión el orden del día, fue aprobado por unanimidad.
1. Se llamo a lista y se constato que hubo Quórum para deliberar y decidir conforme a la ley y
estatutos. (MENCIONAR CUANTOS DE CUANTOS ASISTIERON)
2. Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como Presidente de
la reunión y al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX como secretario de la
reunión.
3. Se aprueba por unanimidad la apertura de la Agencia en la Ciudad de __________
4. Se nombra por unanimidad como Administrador de la agencia de Ipiales a ________,
identificado con cédula de ciudadanía No. _______ expedida en ______, quien manifiesta
aceptación del cargo.
5. Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del acta, en todas y
cada una de sus partes.
Dada en ______, a los ____ días del mes _______ de _____.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX
Presidente Secretaria
Este documento es fiel copia tomada de su original el cual reposa en el libro de actas debidamente
registrado en Cámara de Comercio
XXXXXXXXXXXXX
Secretaria
MODELO DE APERTURA DE SUCURSAL
NOMBRE DE LA ENTIDAD ____________
ASAMBLEA _______ (ORDINARIA – EXTRAORDINARIA)
NIT. _______
ACTA No. ____
En ________________, siendo las _______ del día _____ del mes de ______ del año
_______, se reunió (EJPLO: la JUNTA DE SOCIOS, ASAMBLEA DE ACCIONISTAS,
ENTRE OTROS, SEGÚN EL CASO) de acuerdo a la convocatoria realizada por el EJPLO:
GERENTE, mediante EJPLO: CITACIÓN ESCRITA con una antelación de EJPLO: 8
días; conforme a las normas y estatutos, con el objeto de desarrollar el siguiente orden del
día:
1. Llamado a Lista y verificación del Quórum
2. Elección de presidente y secretario de la reunión
3. Apertura de Sucursal
4. Nombramiento de Gerente
5. Aprobación del acta
Puesto a discusión el orden del día, fue aprobado por unanimidad.
1. Se llamo a lista y se constato que hubo Quórum para deliberar y decidir conforme a la
ley y estatutos, MENCIONAR CUANTOS DE CUANTOS ASISITIERON A LA
REUNION.
2. Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como
Presidente de la reunión y al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX
como secretario de la reunión.
3. Se aprueba por unanimidad la apertura de la Sucursal en la Ciudad de __________
4. Se nombra por unanimidad como Gerente de la Sucursal de _____ a ________,
identificado con cédula de ciudadanía No. _______ expedida en ______, quien manifiesta
aceptación del cargo.
5. Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del acta, en
todas y cada una de sus partes.
Dada en ______, a los ____ días del mes _______ de _____.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX
Presidente Secretaria
Este documento es fiel copia tomada de su original el cual reposa en el libro de actas debidamente
registrado en Cámara de Comercio
XXXXXXXXXXXXX
Secretaria
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